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行政文書・行政資料

印刷用ページを表示する掲載日2016年2月17日

◆行政文書

 広島県では,行政事務遂行の過程で作成される文書(行政文書)に,1年・3年・5年・10年・長期などの保存年限を決め,簿冊(注)単位で管理しています。保存年限の満了した文書は,廃棄していますが,廃棄予定文書のうちから歴史資料として重要な文書を,昭和40年度以降,毎年選別・保存してきました。昭和63年に当館が開館してからは,こうした行政文書の選別保存業務は,当館において実施しています。

注 広島県の行政文書は,昭和30年代以前は簿冊に編綴され,それ以後は「文書整理ケース」と称する文書箱(B5,B4,A4,ダンボール)に収納されていますが,ここではそれらを総称して「簿冊」としています(以下同じ)。


 当館では,所蔵する行政文書を公開利用に供するため,『広島県行政文書簿冊目録』を作成し,閲覧室に配架しています。この目録には,文書を作成した課ごとに,請求記号,簿冊表題,作成開始年度・完結年度が記載されており,以下の2種類の文書が含まれています。

  1. 再選別の結果,永久保存することになった文書
  2. 再選別が済んでいない文書
 このうち1.は,請求記号の最初に"S"が付いているもので,簿冊表題だけでなく,その文書の内容説明を[概要]として付してあります(一部例外あり)。また,1.については,簿冊に含まれる1件ごとの文書の件名を記載した『行政文書件名目録』を別に作成し,整理が済んだものから順次公開しています。
 行政文書の検索に当たっては,その文書がどの課で作成されたものかを推定し,簿冊目録で該当すると思われるものを探し,更に件名目録で確認してください。
 探し方が分からなければカウンターの職員に相談してください。また,職員によるパソコン検索も行っています。
 行政文書の閲覧は,文書等閲覧申請書により,簿冊単位で請求してください。なお,その際,以下の点を御留意ください。
  • ●行政文書には,利用に供することにより個人の人権・プライバシーを侵害する恐れのあるものや,団体の利益を不当に著しく侵害する恐れのあるものを含んでいます。また,法律で公表することが禁じられたものなどもあります。このため文書館では,「行政文書利用除外基準」を設定し,利用申請のあった文書について,同基準の審査を経て利用に供することとしています。
  • ●審査は,原則として15日以内に行います。
  • ●審査の結果によっては,申請しても利用できない文書があります。また,必ずしも申請した当日には利用できませんので御了承ください。

◆行政資料

 当館が収蔵する行政資料は,刊行主体によって,広島県・県内市町村・国・その他に区分して整理し,閲覧利用に供しています。


行政資料は,開館時に旧県史編さん室が収集したものを引き継ぎ,その後は毎年主務課から提供を受けるほか,県庁廃棄文書からの選別によって収集しています。また,行政情報コーナーから古くなった行政資料の移管を受けています。
 開館以降の行政資料の受入状況は次のとおりです。

行政資料の受入状況

年 度広島県市町村その他各年度累計
~平成12(2000)19,9443,2515,53913,81142,54542,545
  13(2001)4171617815576643,311
  14(2002)8831261931,09444,405
  15(2003)735528977745,182
  16(2004)4,4761,9593,0316,04215,50860,690
  17(2005)1,1642414621,6473,51464,204
  18(2006)2,0913131,0561,1234,58368,787
  19(2007)1,2371536612,7104,76173,548
  20(2008)1,6132818562,7335,48378,155
〃 (廃棄等)-755-70-114-87684,268
  21(2009)2,5775675982,3716,113 
34,3826,79112,41530,68084,268 

 広島県刊行の行政資料については,閲覧室に配架してある『広島県刊行行政資料目録(分類順)』『広島県刊行行政資料目録(書名五十音順)』をもとに,閲覧請求していただくようになっています。また,職員によるパソコン検索も行っています。
 なお,行政資料の分類表は次のとおりです。

 広島県刊行 行政資料分類表

0000 総合4040 環境衛生6045 農地開拓
0050 公営企業4050 被爆者対策6050 畜産
0060 議会6060 林業6060 林業
0070 選挙4500 環境・公害総合6070 水産
1000 総務総合4510 気象7000 土木総合
1010 法令・文書4520 公害7010 道路
1020 税・財政4530 大気7020 河川
1030 経理・管財4540 水質7030 港湾
1040 人事・福利4550 廃棄物7040 砂防
1050 外事・国際交流4560 自然保護7500 都市総合
1060 消防・防災5000 商工総合7510 都市計画
2000 企画総合5010 企業7520 建築・住宅
2010 広報5015 中小企業7530 下水道
2020 統計5018 地場産業7540 上水道
2030 長期計画・県政概要5020 商工業7550 交通
2040 地域振興5030 商業7560 土地利用・地価
2050 市町村5040 観光7570 生活
3000 民生総合5050 鉱工業8000 教育・文化総合
3010 社会福祉5080 工業技術8010 学校教育
3020 障害福祉5500 労働総合8013 義務教育
3030 児童福祉5510 労使関係・労働組合8015 高校教育
3040 高齢者福祉5520 雇用・失業対策8020 大学
3050 青少年・婦人5530 勤労者福祉8030 社会教育
3060 保険・年金5540 職業訓練8040 芸術・文化
3070 同和対策6000 農林・水産総合8050 宗教
4000 衛生・保健総合6010 農林業8060 スポーツ
4010 医療6020 農業経済・農業経営8070 レクリエーション
4020 薬事6030 農産9000 公安・警察
4030 公衆衛生6035 農業技術 
 6040 耕地 

◆広島県公表資料

  広島県が報道機関に公表した資料を,広報主管課がファイリングしたものです。公表後は行政情報コーナーに移管され,そこで一般の閲覧に供していますが,古くなったものから文書館に移管されています。


 閲覧室に配架してある『広島県公表資料目録』で検索の上,閲覧請求してください。最も古いものは,昭和57年3月です。最近のものについては,県庁南館1階の行政情報コーナーで御覧ください。

◆県議会文書

 平成3年3月に,広島県議会事務局から県立文書館に寄託された850点の文書です。
 これらの文書は,戦災を免れた少数の県庁文書と戦後『広島県議会史』編さんのために収集された資料からなり,時期的には,明治12年に広島県会が開設されて以後,地方自治制史上画期的な変革である地方自治法が施行された昭和22年までのものを受け入れています。


 県議会文書は,後年の収集文書が大部分を占めるため,残り具合に偏差があり,明治前期のものがほとんどない一方,新しい時期になるほど,同一の印刷物(議案・議事日誌・決議録等)を複数の箇所から収集したケースが増えています。
 しかし,県議会関係の資料については,県議会事務局から一括して寄託を受けた文書群以外にも,かつて県史編さん室が所蔵していた県議会関係資料をわずかながら引き継いでおり,また,昭和40年度から選別保存してきた行政文書の中にも,戦前期を中心とした県会や参事会関係のものが51点含まれています。更には,当館が寄託を受けて保存している佐々木家文書などにも,明治期の県会関係資料が200点近く含まれています。
 以上の県議会関係資料は,県議会文書とともに一括して,『広島県立文書館収蔵文書目録』第2集に収録しています。詳しくは目録を御覧ください。

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