資料の所在調査について

所在調査の必要性

　広島県立文書館では，収蔵文書の保存・整理・公開を行うだけでなく，広島県内の各地に残る古文書等の所在調査も行っています。この調査は，当館の収蔵文書だけでなく，広く県内各地に残る歴史資料として重要な文書・記録の所在状況を把握し，それらが将来にわたって残されるよう，目配せをするためのものです。
　現在，中山間地域を中心に過疎化が進み，また世代交代や家の建て替え等により，地域に古くから伝来してきた古文書類が急速に失われつつあります。それらを散逸から守り，保存のための手立てを講じることは，資料保存機関としての文書館が果たすべき重要な役割であると考えています。

　現在，当館では，昭和43年から59年にかけて行われた『広島県史』編さん事業によって蓄積された各地の資料所在情報や，市町村史編さん事業によって蓄積された情報などをもとに，資料所在情報データベースを構築しており，多数の所在情報を把握しています。この情報は，地域の文書・記録の将来的な保存に役立てるだけでなく，災害等の非常時に，被災した文書・記録を救出するためにも役立てることが意図されています。

文書調査員制度について

　広島県立文書館では，県内の資料所在状況を把握するため，県内各地に10数名の「文書調査員」を委嘱しています。文書調査員は，それぞれの担当地域について，文書館が把握する所在情報をもとに地域を回り，古文書等を所蔵しているお宅がないか，また，かつて所在が確認されたことのあるお宅については，現在の保管状況がどうなっているかなどを調査し，所蔵者に対して，保存のための啓発をしています。そして，調査された内容は文書館へ報告書が送られ，所在情報データベースに情報を蓄積していきます。

　文書の所在状況について，県内全域に広く目配せすることは，いまの文書館の人員では困難ですが，文書調査員による活動等を通じて，こうした所在調査は，この先も長く継続していくべきものと考えています。

　【文書調査員会議】

《参考》

　「文書館のしごと10　文書調査員制度」　（『広島県立文書館だより』第29号　4頁）