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広文協研修会

印刷用ページを表示する 掲載日:2017年6月8日更新

広文協では,公文書等や地域に伝存する古文書・記録類の保存・管理・活用に向けて,その具体的方法や知識を共有するため,年2~3回の研修会を行っています。

平成28年度

 第1回「広島県の文書管理システムについて」

(平成28年10月21日,於広島県立文書館研修・会議室)

「広島県の文書管理システムについて」広島県総務局総務課大西明宏

『広文協通信』第31号14~18頁。

概要

 広島県では文書管理システムを平成26年11月から本格導入しました。現行システムの導入経緯,基本機能,概要等について詳細に説明していただきました。また,市町における文書管理システムの導入状況に関するアンケート結果についても併せて紹介していただきました。文書管理システムの導入は,文書のライフサイクル全体の効率化,適正な文書管理を実現するための有効な手段であることを紹介していただきました。

第2回「市町合併文書の整理・保存~天草アーカイブズの取り組み~」

(平成29年2月8日,於まなびの館ローズコム(福山市生涯学習プラザ))

「市町合併文書の整理・保存~天草アーカイブズの取り組み~」天草市立天草アーカイブズ橋本竜輝

『広文協通信』第31号19~25頁。

概要

 天草市アーカイブズの取組を通して,基礎自治体における市町合併文書の整理・保存の事例として,個々のケースを紹介しながら,実務の中で見えた課題についても触れ,現状の課題を見つめながら全体の改革を行う必要性を指摘されました。また,大量な合併文書の整理・保存については,現物のみの整理にとらわれがちになるが,長い作業の中で,その先にある組織の業務や機能といったものにも目を向けることが重要であることなど,今後のアーカイブズの方向性も示していただきました。
 研修後に,会場となったローズコム内にある歴史資料室の見学を行いました。最初に福山市情報管理課から歴史資料室についての説明がありました。歴史資料室は,情報管理課のほか,市史編さん事業を担当する秘書広報課,旧福山藩主阿部家文書の管理を担当する教育委員会文化財課の3課で運用しています。福山市では,合併による旧町文書を市内の各施設で分散して管理していますが,このほど,ローズコム4階に歴史資料室を拡充し,分散していた歴史公文書を集約の予定であることなどを説明していただきました。

平成27年度

第1回「写真の管理とデジタル化の現場」

(平成27年10月1日,於広島市中区地域福祉センター大会議室/広島市公文書館)

「写真の管理とデジタル化の現場」広島市公文書館長中川利國

『広文協通信』第29号14~19頁。

概要

 広島市公文書館の特徴的なコレクションとして写真資料があります。
 広島の街は被爆により大きくその姿を変えました。写真は広島の街や人びとの営みをわかりやすく伝えることから,市史編さん等の機会をとらえ,被爆前,被爆,その後復興期など,その過程を記録した写真資料を積極的に収集してきました。
 平成25年度には,これらの写真をより早く検索・閲覧できるよう,デジタルアーカイブ・システムを導入しました。現在,写真のデジタルデータ化とデータベースへの登録作業を行っています。
 この研修では,広島市公文書館の写真資料の概要,写真の管理方法,デジタル化の現場,デジタルア-カイブ・システムの概要等について,現場見学を交えて研修しました。

第2回「呉市における文書管理改善の取り組み」

(平成28年2月16日,於呉市役所7階754会議室)

施設概要の説明(新庁舎とファイリングについて)/庁舎内施設見学(1階~9階執務室,絆ホール,議会棟ほか)

『広文協通信』第29号12~13頁。

概要

 呉市では,新庁舎建設を契機に,現行の文書管理体制の改善を目指し,指導実績のある専門業者に業務委託して,平成26~28年の3年間で全庁的なファイリングシステムの導入に取り組んでいます。2月には新庁舎へ移転し,新しい什器(キャビネット等)を使用したシステムの本格運用が始まります。
 平成27年11月の行政文書保存管理講習会の行政文書分科会報告「呉市のファイリングシステム導入」を踏まえ,この研修会では,呉市における文書管理改善の取り組みを実地見学しました。また,新庁舎の見学もあわせて行いました。

平成26年度

第1回「公文書管理の基礎知識」

(平成26年9月26日,於広島県立文書館研修・会議室)

「公文書管理(レコード・マネジメント)の基礎知識」広島県立文書館嘱託員(元副館長) 安藤福平

『広文協通信』第26号12~17頁。

概要

 公務員の仕事は,文書を通じて行うことが多く,仕事の精度・効率を上げ,説明責任を果たすには,適切な文書管理が欠かせません。その司令塔とも言うべき文書管理担当職員の果たすべき役割は重大です。この研修では,記録管理国際標準(ISO15489)や「行政文書の管理に関するガイドライン」を参照しながら,公文書管理の基本について,説明しました。

第2回「歴史的公文書の評価選別について」

(平成27年2月5日,於広島県立文書館研修・会議室)

「歴史的公文書の評価選別」行田市郷土博物館〔埼玉県〕 鈴木紀三雄

『広文協通信』第27号12~16頁。

概要

 平成23年に公文書管理法が施行され,その第34条に地方公共団体の文書管理についての条文が盛り込まれたことから,各自治体で文書管理を改めて見直そうとする動きが始まりました。その中の一つに歴史的公文書の保存があります。しかし,自治体の作成した膨大な文書のなかで一体何が歴史的公文書に該当するのでしょうか。

 この課題について,埼玉県地域史料保存活用連絡協議会では法律施行に先立つこと2年前に,『歴史的公文書収集の現状と評価選別』という報告書をまとめました。この報告書の概要と評価選別基準を中心に,お話いただきました。

 

平成25年度

第1回「東広島市の文書管理の現状と課題」

(平成25年度9月30日,於東広島市役所4階会議室404)

「東広島市の文書管理の現状と課題」東広島市総務課文書法務係 水出儀典

『広文協通信』第24号6~10頁。

概要

 東広島市は平成17年に賀茂郡黒瀬町・福富町・豊栄町・河内町・安芸津町と合併し,平成25年には新庁舎が完成して執務を開始した。この期間に文書管理を見直し,新システム導入を進めてきた。

 報告では,東広島市における文書管理の現状と課題とともに,文書管理システムや文書の電子化など今後の方向性についてご説明いただいた。

 その後,2班に分かれて,総務課執務室と,総務課及び教育委員会が所管する書庫の見学を行い,職員から説明していただいた。

第2回「公文書館・図書館等における資料の管理 ―IPM導入のすすめ―」

(平成26年度2月25日,於広島県立文書館研修・会議室)

「公文書館・図書館等における資料の管理 ―IPN導入のすすめ―」

 公益財団法人文化財虫菌害研究所理事長 三浦定俊

『広文協通信』第26号7~12頁。

概要

 博物館や美術館だけでなく,公文書館や図書館・総務課の書庫でも,虫やカビの被害から古文書や歴史公文書などの貴重な記録資源を守ることは大切な使命である。近年ではこの対策は日常管理を基本とするIPM(Integrated Pest Management:総合的有害生物管理)へと転換されている。

 研修会では,文化施設のIPM導入について理解を深めるとともに,安価で,「モノ・ヒト・環境にやさしい」IPMを地域や市民と共に進め,そしてそのことが文化施設の運営にも役立つこと,自治体支所の書庫などでも虫菌害対策が必要なことなどを,わかりやすくご説明いただいた。

平成24年度

「安芸高田市の文書管理の現状と課題~合併10周年を迎えて~」

(平成25年2月6日,於安芸高田市クリスタルアージョ4階小ホール・安芸高田市高宮支所)

「安芸高田市の文書管理の現状と課題~合併10周年を迎えて~」 安芸高田市総務部総務課 藤井伸樹

『広文協通信』第23号8~10頁。

安芸高田市高宮支所施設見学  安芸高田市総務部総務課 藤井伸樹

概要

 安芸高田市には,発足以降の文書管理の苦労,文書管理改善活動,その活動が公文書管理法の考え方を取り入れて深化し,公文書管理条例制定に至ったことについて,これまでも現地研修会(平成20年度),全史料協大会(平成24年度)を通して,説明していただいてきた。

 今回は,条例制定後の同市における文書管理の現状と,歴史公文書の管理,支所書庫整理と文書整理といった,現在担当者が直面している課題について御説明いただいた。

 また,安芸高田市高宮支所を御案内いただき,旧高宮町の文書整理について実地に御説明いただいた。

平成23年度

第1回「公文書管理法と大学文書館」

(平成23年9月15日,於広島大学中央図書館ライブラリーホール)

「公文書管理法と大学文書館」 広島大学文書館長 小池聖一 

『広文協通信』第20号1~5頁。

「広島大学の文書管理の実情について」 広島大学財務・総務室総務グループ岡田泰司

広島大学文書館施設見学(公文書関係) 広島大学文書館村上淳子 

概要

 平成23年4月1日に「公文書等の管理に関する法律」(公文書管理法)が施行され,現用・非現用を通じた公文書等の統一的な管理や,歴史公文書等の利用を推進するための仕組が整えられた。
 広島大学文書館は,宮内庁書陵部や外交史料館などとともに,公文書管理法に基づき,国立公文書館に準じた歴史公文書等の保存・利用施設として,政令指定を受けた。同館は,文書の作成段階から将来の保存を見越した管理を行っていることなど,先進的な取組により高い評価を受けている。
 この研修会では,政令指定に至る広島大学及び広島大学文書館の取組について御講演いただき,同大学の文書管理の実地見学も併せて実施した。今後,地方公共団体において,適正な公文書管理と歴史公文書等の保存・利用を進めていくための先進的なモデルとして,参考になるものである。

第2回「文書分類の極意 ―ISO15489準拠・公文書管理法対応―」

広島県立文書館主任(元副館長) 安藤福平(平成24年2月9日,広島県立文書館会議室)

『広文協通信』第21号9~14頁。

概要

 適切な文書分類は,一貫した文書名の付与,関係する全文書の検索,セキュリティ保護,アクセス権限,管理責任の割当て,適切な保有期間及び処分の決定などを可能とする。まさに,文書の分類は文書管理の要であり,公文書管理法においても,「行政文書ファイル管理簿」を公文書の管理ツールとして重視しているところである。
 しかし,現場では,文書分類が適切になされないことが多く,文書管理担当者の悩みは尽きず,その解決策は容易ではない。この講演では,記録管理国際標準(ISO15489)に導かれて,そもそも,文書分類とは何か,を考えることから始め,自治体の現場に適合した具体的な方法を考えた。

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